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1、信息采購的基本手段建立起電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（ElectronicDataInterchange，縮寫為EDI）。

2、利用EDI可以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握供應(yīng)與需求的情況，按照準(zhǔn)時(shí)物流的要求，采購可以很快做出物流的決定。

(資料圖片)

3、通過建立EDI系統(tǒng)，上下游產(chǎn)業(yè)之間建立電子自動(dòng)訂貨系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)決算、檢驗(yàn)、庫存的電子化。

4、　　通過EDI系統(tǒng)，能給采購方帶來如下好處：（1）由于采購數(shù)據(jù)直接傳輸給供應(yīng)商，可以防止由于物料供應(yīng)不及時(shí)帶來的損失，例如日本日化生產(chǎn)企業(yè)花王與零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺貨率減少了一半；（2）通過電子訂貨系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)采購，提高了商品周轉(zhuǎn)率，佳斯客的庫存周轉(zhuǎn)率提高了30%；（3）削減了流通成本，采購方不需要建立庫存從而大大節(jié)約了費(fèi)用。

5、　　建立EDI系統(tǒng)對(duì)物流運(yùn)輸和倉儲(chǔ)來講也有很多好處：（1）實(shí)現(xiàn)了物流作業(yè)的集約化。

6、需求方為了降低成本和庫存，只在必要的時(shí)間、按必要的數(shù)量、采購必要的商品，這就使物流運(yùn)輸出現(xiàn)多頻率、小批量配送的勢(shì)頭。

7、物流運(yùn)輸服務(wù)部EDI系統(tǒng)掌握了更多及時(shí)的信息，從而可以在配送中更加集約化；（2）為倉儲(chǔ)部減少庫存，甚至實(shí)現(xiàn)無庫存創(chuàng)造了條件。

8、倉儲(chǔ)部最大的負(fù)擔(dān)是庫存較多，建立EDI系統(tǒng)后，各供應(yīng)商按照采購要求通過運(yùn)輸工具送到物流倉儲(chǔ)部，為實(shí)現(xiàn)無庫存化創(chuàng)造條件。

9、　　信息采購的解決方案已成為眾多計(jì)算機(jī)軟、硬件廠商開發(fā)的新熱點(diǎn)，目前成熟的產(chǎn)品也已較為常見，這些方案對(duì)信息采購的各個(gè)方面進(jìn)行了設(shè)計(jì)，使得采購工作程序化、自動(dòng)化。

10、一些解決方案已得到了企業(yè)的認(rèn)可，如BBP（Business-to-BusinessProcurement）電子采購系統(tǒng)已在青島海爾集團(tuán)得到實(shí)施。

11、　　但是，企業(yè)開展信息采購并不是選用某一公司的軟件就萬事大吉了，實(shí)際上信息采購并不光影響企業(yè)的采購流程，還深入到整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作之中，將從根本上改變企業(yè)的運(yùn)營方式。

12、企業(yè)只有內(nèi)外結(jié)合、“軟硬兼施”，才能建立一套運(yùn)行良好的信息采購體系，才能充分發(fā)揮信息采購的優(yōu)勢(shì)。

13、　　逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息采購的開展必須要有內(nèi)部信息系統(tǒng)作支持，只有企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了信息化，才能使信息采購發(fā)揮出更好的優(yōu)勢(shì)。

14、加快企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)應(yīng)該成為當(dāng)務(wù)之急，通過建設(shè)企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)，把企業(yè)進(jìn)貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)以及財(cái)務(wù)、計(jì)劃等各個(gè)環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，再把網(wǎng)絡(luò)延伸到企業(yè)外部，與信息采購系統(tǒng)對(duì)接，這樣才能成為信息采購的真正受益者。

15、　　另外，企業(yè)采用符合自身特點(diǎn)的信息采購軟件開展信息采購，要求把采購請(qǐng)求形成，請(qǐng)購單填寫，采購審批，訂單下達(dá)等各項(xiàng)采購工作都通過網(wǎng)絡(luò)并借助計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)，因此，信息采購系統(tǒng)的作用顯得十分重要。

16、目前市場上這類軟件比較豐富，但不同的軟件其側(cè)重點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)有所不同，不同的軟件各有自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，這就要求企業(yè)需要根據(jù)自身的采購規(guī)模、周期等來選用最符合自身需要的軟件，不要盲目追求功能強(qiáng)大，也不應(yīng)片面采用國外大公司的產(chǎn)品，必須堅(jiān)持“最合適的才是最好的”原則，避免產(chǎn)生花了很多錢卻辦不好事情的結(jié)局。

17、一般來說，信息采購軟件必須建立在Internet基礎(chǔ)上，包括CA認(rèn)證、咨詢和支付等功能；根據(jù)需要還應(yīng)提供商業(yè)伙伴目錄、定價(jià)服務(wù)以及集成功能；要能與ERP和辦公自動(dòng)化等后臺(tái)系統(tǒng)集成。

18、另外，采購管理人員的工作界面必須友好，簡單明了，易操作。

19、當(dāng)然，除購成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件公司或企業(yè)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員專門開發(fā)，真正設(shè)計(jì)出符合企業(yè)需要的采購軟件，為企業(yè)更好地開展采購業(yè)務(wù)服務(wù)。

20、　　以上對(duì)信息采購、信息采購的優(yōu)勢(shì)以及信息采購的企業(yè)環(huán)境和軟件支持作了介紹，現(xiàn)在再回到案例中去，案例中企業(yè)的物流狀況，是由于采購部、運(yùn)輸部、倉儲(chǔ)部和供應(yīng)商間的信息溝通不暢，才導(dǎo)致企業(yè)物流成本增加。

21、企業(yè)要想從根本上降低物流成本，就需要加強(qiáng)物流活動(dòng)中的信息溝通，而上面描述的基于EDI的信息采購，就是能從根本上解決企業(yè)物流活動(dòng)中信息溝通的問題。

22、　　綜上，案例中的企業(yè)若要從根本上降低物流成本，可以考慮首先從采購環(huán)節(jié)入手，建立起信息采購的模式，并逐步建立起包含倉儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的信息化模式。

23、所幸的是，案例中的企業(yè)已經(jīng)有了ERP的實(shí)施應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，該企業(yè)只需投入一定的人力物力，并協(xié)同供應(yīng)商建立起一套基于EDI的信息采購系統(tǒng)，就能確保物流活動(dòng)中信息溝通及時(shí)高效，從而也能大大降低倉儲(chǔ)部的庫存成本，進(jìn)而整體上降低企業(yè)的物流成本。

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